Mandantengespräch
Das Mandantengespräch will gut vorbereitet sein. Foto: DBB DATA

Checkliste für ein erfolgreiches Mandantengespräch

Die persönliche Betreuung ist ein wichtiger Teil der Arbeit in der Steuerberatung. Manchen Mandanten reichen regelmäßige Telefonate, doch am besten lassen sich alle Fragen bei einem persönlichen Termin klären. Wie sich Sebastian Burchert, Steuerfachangestellter bei der DBB DATA, auf ein Mandantengespräch vorbereitet und worauf es beim Treffen ankommt: eine Checkliste.

Check 1: Gute Vorbereitung

  • Alle relevanten Unterlagen gründlich überprüfen
  • Notizen machen zu offenen Fragen und Inhalten, die besprochen werden müssen
  • Vorherige Steuererklärungen einsehen
  • Den Stand der aktuellen Erklärung durchgehen
  • Abstimmung mit Kollegen, die mit dem Fall zu tun hatten

Check 2: Vertrauensvolle Gesprächssituation

  • Einen Besprechungsraum wählen, der Diskretion und Ruhe bietet
  • Einen geeigneten Arbeitsplatz bereitstellen, um die Unterlagen gemeinsam zu betrachten
  • Ausreichend Zeit nehmen für die Begrüßung und ein kurzes persönliches Gespräch

Check 3: Kompetente Beratung

  • Den Stand der Steuererklärung gut verständlich erläutern
  • Immer ausreichend Raum für Fragen des Mandanten lassen – egal ob Verständnisfragen oder Nachfragen zu weiterführenden Details
  • Offene Punkte klären
  • Genau zuhören und nachfragen, sollten relevante Informationen fehlen
  • Proaktiv auf mögliche Lösungen hinweisen
  • Dem Mandanten die unterschiedlichen Optionen genau darlegen

Check 4: Zusammenfassung der To-Dos

  • Die Ergebnisse des Gesprächs kompakt zusammenfassen
  • Auf die fehlenden Unterlagen und Belege hinweisen und als Liste mitgeben (print oder digital)
  • Das Timing für die nächsten Schritte festlegen: was passiert als nächstes, bis wann werden die fehlenden Unterlagen benötigt, wann ist mit einer Rückzahlung zu rechnen etc.
  • Bei Bedarf einen weiteren Gesprächstermin für ein Mandantengespräch vereinbaren

Check 5: Die Nachbereitung

  • Den Stand der Bearbeitung in den Unterlagen aktualisieren
  • Die kommenden Termine in den Kalender eintragen
  • Die weitere Bearbeitung auf Wiedervorlage legen
  • Gegebenenfalls involvierte Kollegen informieren

Persönlicher Einblick

Sebastian Burchert kam als Quereinsteiger zur Steuerberatung. Im Video berichtet er, wie er seine Ausbildung zum Steuerfachangestellten absolvierte und in der Finanz- und Lohnbuchhaltung zu arbeiten begann.