Erfolgreich durch die Betriebsprüfung: Tipps für eine reibungslose Vorbereitung und Durchführung

Die Betriebsprüfung – für viele Unternehmen ist das ein Vorgang, der Zeit und vor allem Nerven kostet. Mit guter Vorbereitung und Unterstützung durch den Steuerberater, kann dieser Prozess weitgehend reibungslos verlaufen.

Für eine Betriebsprüfung müssen keine bestimmten Gründe oder Verdachtsmomente vorliegen. Großbetriebe (ab einem Umsatz von 50 Mio. Euro) werden in der Regel alle drei bis vier Jahre einer Betriebsprüfung unterzogen, mittelgroße (bis 50 Mio. Euro Umsatz) ungefähr alle vier bis sechs Jahre. Leider überstehen nur wenige Betriebe die Prüfung ohne Nachzahlung – denn kaum ein Rechtsgebiet ist so kompliziert wie das der Steuern. Allein 2016 hat der Staat durch Betriebsprüfungen 14 Milliarden Euro eingenommen – es lohnt sich also für das Finanzamt, noch mal genau hinzusehen.

 

Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

In Deutschland gibt es zwar verschiedene Arten von Betriebsprüfungen, aber in der Regel bezieht sich der Begriff hauptsächlich auf die Außenprüfung durch das Finanzamt. Neben den Außenprüfungen können auch unangekündigte Nachschauen durch das Finanzamt durchgeführt werden. Diese fokussieren sich im Unterschied zur Außenprüfung jedoch auf eine spezifische Steuerart, zum Beispiel die Umsatzsteuer.

 

So bereitet man sich am besten auf die Betriebsprüfung vor

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Betriebsprüfung ist vor allem eine sorgfältige Dokumentation. Wichtig ist, dass alle relevanten Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Dies betrifft Buchführungsunterlagen, Rechnungen, Belege, Verträge und alle weiteren Dokumente, die Zahlungsflüsse erfassen. Dabei erleichtert eine klare Struktur nicht nur die eigene Arbeit im Alltag, sondern auch die Prüfung der Unterlagen. Der Prüfungszeitraum umfasst in der Regel die letzten drei bis vier Jahre, für die bereits eine Steuererklärung abgegeben wurde. Aktuelle Belege sind also nicht erforderlich.

 

Die Betriebsprüfung und ihr Umfang werden zwei bis vier Wochen vorher angekündigt. Es ist sinnvoll, nach dieser Ankündigung direkt mit der Vorbereitung zu beginnen. Wer sich frühzeitig mit den eigenen Unterlagen auseinandersetzt, hat die Chance, eventuelle Unstimmigkeiten zu entdecken und zu bereinigen. Außerdem bietet sich so die Möglichkeit, mögliche Rückfragen an die Prüfenden vorzubereiten.

Auch die Mitarbeitenden sollten über den Ablauf der Betriebsprüfung informiert werden. Die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Dokumentation sollte allen im Unternehmen bewusst sein. Im Fall der Fälle können gut geschulte Mitarbeitende kompetent mit den Prüfern umgehen und helfen, den Prozess effizient zu gestalten.

Ihr wichtigster Verbündeter in diesem Prozess ist Ihr Steuerberater: Informieren Sie ihn frühzeitig über die anstehende Prüfung und stellen Sie sicher, dass auch er alle notwendigen Unterlagen und Informationen zur Hand hat. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erleichtert den Prozess und schafft gleichzeitig Vertrauen bei den Prüfern.

Wichtig für dieses Vertrauen ist auch die Kommunikation: Eine transparente und kooperative Kommunikation während der Betriebsprüfung ist entscheidend. Fragen sollten präzise und umfassend beantwortet werden, ohne dabei überflüssige Informationen preiszugeben. Durch klare Formulierungen verhindern Sie Unsicherheiten oder Missverständnisse. Sind Sie selbst bei einem Thema verunsichert, halten Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

 

Der Ablauf einer Betriebsprüfung – Das kommt auf Sie zu:

Je nach Standort und Art der Betriebsprüfung kann der Ablauf etwas variieren. In der Regel finden aber folgende Schritte statt:

 

1.      Ankündigung der Prüfung:

Die Finanzbehörden kündigen die Betriebsprüfung in der Regel schriftlich an. Dabei werden der Prüfungszeitraum, der Beginn der Prüfung sowie die zu prüfenden Steuerarten mitgeteilt. Es ist wichtig, auf diese Ankündigung zeitnah zu reagieren. In der Regel erfolgt die Ankündigung zwei bis vier Wochen vor der Prüfung.

 

2.      Vorbereitungsphase:

Nach der Ankündigung sollten Sie direkt mit der Vorbereitung beginnen. Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen für die zu prüfenden Steuerarten und sortieren Sie diese ordnungsgemäß. Überprüfen Sie, ob wirklich alle notwendigen Belege beisammen sind. Die gute Vorbereitung ist entscheidend für einen reibungslosen Prüfungsverlauf.

 

3.      Auftaktgespräch:

Zu Beginn der Betriebsprüfung findet in der Regel ein Auftaktgespräch statt. Die Prüfer erklären hier den genauen Ablauf der Prüfung, informieren über Ihre Befugnisse und klären mögliche Unklarheiten.

 

4.      Prüfung der Buchführung und Belege:

Nun geht es an die eigentliche Überprüfung der Buchführung und der entsprechenden Belege im Detail. Maßstab für die Prüfer sind die gesetzlichen Anforderungen und ob alle steuerlichen Vorschriften eingehalten wurden. Unstimmigkeiten oder Unklarheiten können während dieser Phase geklärt werden. Zeigen Sie sich dafür kooperativ und pflegen Sie einen engen Austausch mit Ihrem Steuerberater.

 

5.      Rückfragen und Interviews:

Die Prüfer des Finanzamts können Rückfragen stellen und auch Interviews mit Verantwortlichen führen, um zusätzliche Informationen zu erhalten. Hier ist es wichtig, präzise und transparent zu antworten. Die enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kann in dieser Phase besonders hilfreich sein.

 

6.      Abschlussgespräch:

Ist die Prüfung abgeschlossen, findet ein Abschlussgespräch statt. Dabei werden die Ergebnisse der Prüfung besprochen und es wird erläutert, ob und welche steuerlichen Konsequenzen daraus entstehen. Gibt es noch Unstimmigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten können diese in diesem Gespräch geklärt werden.

 

7.      Prüfungsbericht und Schlussbescheid:

Im Anschluss erstellt die Finanzbehörde einen Prüfungsbericht, der die Ergebnisse der Betriebsprüfung zusammenfasst. Auf Grundlage dieses Berichts ergeht ein Schlussbescheid, der die abschließende steuerliche Festsetzung darstellt. Gegen diesen Bescheid können Einspruchsmöglichkeiten bestehen.

 

Inwiefern ist der Steuerberater beteiligt und kann Unterstützung bieten?

Für den gesamten Prozess gilt: Eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater während des gesamten Prozesses ist entscheidend, um mögliche steuerliche Risiken zu minimieren und eine reibungslose Betriebsprüfung zu gewährleisten.

Während der Betriebsprüfung kann der Steuerberater als Vermittler zu den Prüfern agieren. Er kommuniziert mit ihnen, beantwortet ihre Fragen und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen ordnungsgemäß bereitgestellt werden. Er kann außerdem das Unternehmen vor den Prüfern vertreten, erläuternde Informationen zu den steuerlichen Entscheidungen und Praktiken des Unternehmens geben und sicherstellen, dass alle steuerlichen Bestimmungen eingehalten wurden. Falls notwendig, kann er zudem Einsprüche gegen die abschließenden steuerlichen Festsetzungen erheben.

Ein erfahrener Steuerberater hilft dabei, Risiken im Vorfeld zu identifizieren und zu minimieren. Er stellt sicher, dass das Unternehmen steuerlich compliant, also konform ist. Dies kann dazu beitragen, dass Betriebsprüfungen reibungsloser verlaufen.