Digitale Kanzlei: Wie sich Berufsbilder in der Steuerbranche wandeln

Die Corona-Pandemie hat die gewohnten Vorgänge in vielen Steuerkanzleien des Landes ordentlich durcheinandergewirbelt. Persönliche Treffen mit Mandanten waren plötzlich nicht mehr möglich. Schnell mussten digitale Verbindungen aufgebaut werden. Andernorts gibt es diese seit Jahren – zum Beispiel bei der DBB DATA. Welche Chancen bringt die Digitalisierung der Steuerbranche? Antworten auf die dringlichsten Fragen.

Wie wird die Digitalisierung das Berufsbild der Steuerberater:innen verändern? Genau diese Frage stellte das Institut für Freie Berufe rund 700 Kanzleiinhaber:innen im Rahmen der Studie „Nachfolgemanagement in Steuerkanzleien 2019“ – mit dem Ergebnis: 86,7 Prozent der Befragten glauben, dass die Fachkräfte künftig technisch geschult werden sollten. 57,4 Prozent sehen die Lösung für den Fachkräftemangel in Steuerkanzleien in einer modernisierten, dualen Ausbildung.

Bei der DBB DATA wurden die Chancen der Digitalisierung bereits vor Jahren erkannt. Jens Henke, Niederlassungsleiter in Berlin-Westend, und Carmen Kretschmer, Niederlassungsleiterin in Rödental und Sonneberg, wissen um die Vorteile digitaler Kanzleien – von denen sie auch jetzt, während der Corona-Pandemie, profitieren.

Jens Henke treibt die Digitalisierung der Steuerbranche voran.

 

Digitalisierung als Schlüssel für Effizienz und Innovation

Dass Jens Henke begann, die Arbeitsprozesse seiner Kanzlei zu digitalisieren, liegt lange zurück. Seine Niederlassung ist Vorreiter in Sachen Digitalisierung der Steuerberatung. Erst kürzlich erhielt er die DATEV Auszeichnung als Digitale Kanzlei 2021 – wie bereits 2020 und 2019 schon. Dadurch, dass die internen Prozesse bereits in den vergangenen Jahren auf digitale Abläufe umgestellt wurden, konnten Jens Henke und sein Team ohne Probleme dezentral arbeiten, zum Beispiel aus dem Homeoffice, als es mit Ausbruch der Corona-Pandemie vor gut einem Jahr nötig wurde. „Während viele andere Unternehmen erst dann begannen, sich umzuorganisieren, befinden wir uns längst in einem Prozess der kontinuierlichen Verbesserung und Optimierung“, so Henke. Dezentrales Arbeiten – zweifelsohne einer der Benefits der Digitalisierung und in seiner Kanzlei Schlüssel für Effizienz und Innovation.

 

Wissensdatenbanken zum Vorteil der Mandanten nutzen

Eine weitere Frage, die Henke schon lange beschäftigt, ist: „Wie gehe ich mit externen Wissensdatenbanken um? Und wie kann ich das Wissen dieser Fachdatenbanken effizient auswerten?“ Die Arbeit mit Wissensdatenbanken, die miteinander verknüpft sind, ermögliche einen schnellen Erkenntnisgewinn, der zum Vorteil des Mandaten genutzt werden könne. Das, so Henke, sei digitales Arbeiten.

 

„Wir versuchen unsere Mandanten in die Richtung zu bewegen, uns Datensätze zu liefern, die wir eins zu eins weiterverarbeiten können.“

 

Dennoch gäbe es Luft nach oben, weiß der Steuerberater: „Unsere Arbeitsprozesse sind mittlerweile vollständig digital. Alles läuft bei uns über digitale Arbeitsplattformen. Business Intelligence steckt in der gesamten Steuerbranche aber noch in den Kinderschuhen“, erklärt er. Business Intelligence, zu deutsch Geschäftsanalytik, ist ein technologiegestützter Prozess zur systematischen Datenanalyse. Sprich: Wie kann ich die eingegangenen Daten auswerten? „Bei der Datenanalyse, also dabei, die richtigen Erkenntnisse aus dem Datenfundus zu ziehen, befinden wir uns noch im Lernprozess.“

Auch daran, alle Daten sauber von den Mandanten in digitaler Form geliefert zu bekommen, wird noch gearbeitet. „Nicht alle Mandanten nutzen schon unser Mandantenportal. Wir versuchen sie in die Richtung zu bewegen, uns Datensätze zu liefern, die wir eins zu eins weiterverarbeiten können.“

Carmen Kretschmer leitet die Niederlassungen der DBB DATA in Rödental und Sonneberg.

 

Carmen Kretschmer leitet die DBB DATA-Niederlassungen in Rödental und Sonneberg. Ihre Herzensprojekte sind die Integration und Weitervermittlung digitaler Programme und die Prozessberatung ihrer Mandanten. Auch Kretschmers Niederlassung erhielt die DATEV Auszeichnung als digitale Kanzlei 2021. Für die Steuerberaterin und ihre Mitarbeitenden vereinfachen digitale Prozesse die Buchhaltung enorm. Buchführungen können nun in viel kürzerer Zeit erstellt und automatisiert werden, sodass sich die Angestellten anderen Aufgaben widmen können, berichtet sie.

 

„Wenn unsere Mitarbeiter keine Abtipp-Arbeiten erledigen müssen, haben sie mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben.“

 

Auch Carmen Kretschmer sieht die Digitalisierung als Chance: „Wir kämpfen alle mit Personalmangel. Es gibt sehr wenige Steuerfachangestellte und wenn unsere Mitarbeiter keine stupiden Abtipp-Arbeiten erledigen müssen, haben sie natürlich mehr Zeit für die Beratung und das Prozessmatching. Ich sehe darin die große Chance, dass einfache Arbeiten abgenommen werden.“ Innovative Steuerkanzleien werden in Zukunft auf gute Systeme und Leute angewiesen sein, die dem Unternehmen technische Unterstützung bieten, so Kretschmer. Dafür brauche es zum einen IT-Experten und zum anderen ein gutes Infrastrukturnetz. Der digitale Wandel kann nur dann erfolgreich stattfinden, wenn er sich auch in den Köpfen der Mitarbeitenden und Mandant:innen vollzogen hat. So wünscht sie sich, „dass einige Steuerberater die Angst vor der Digitalisierung verlieren, dass sie offen für die Neuerungen sind, mit denen man wirklich gut arbeiten kann, dass sie sich gut aufgehoben fühlen, auch mit digitalen Arbeiten.“