Digitalisierung Kommunikation mit Mandanten
Digital kommunizieren per Videokonferenz Foto: Fotolia

Digitalisierung: Optimale Kommunikation mit Mandanten

Die Digitalisierung eröffnet neue Kommunikationswege zwischen Steuerkanzlei und Mandant. Damit diese gewinnbringend genutzt werden können, bedarf es neuer Prozesse in der Kanzlei. Steuerberater Jens Henke widmet sich dem Thema im Fachartikel „Digitalisierung und Prozessoptimierung bei der Mandantenkommunikation“ für den NWB-Verlag.

Rahmenbedingungen in der Kanzlei

Im ersten von drei Blöcken widmet sich Henke den Kommunikationsmodalitäten in der Kanzlei. Zunächst geht er auf mögliche Kommunikationsformen ein, von der Datenübermittlung über den Informationsaustausch bis hin zur Beratung. Wer der passende Partner für den jeweiligen Kommunikationsweg in der Kanzlei ist, wird anschließend erläutert. Welche Kommunikationswege möglich sind, zeigt der letzte Abschnitt des Kapitels auf. Dieser kann digital sein, wie etwa eine Videokonferenz, doch gerade für tiefergehende Beratungen ist der persönliche Kontakt wichtig, so Henke.

Welche Kommunikationswege infrage kommen

Im zweiten großen Abschnitt gibt Henke Tipps für die Wahl der passenden Kommunikationsformen und –wege. Hierbei unterscheidet er zwischen dem Austausch mit Bestandsmandanten und der Akquise von neuen Mandanten. Für beide Fälle beleuchtet der Experte sowohl die notwendigen Prozesse als auch die Kostenstrukturen.

Wie schnell es digital werden kann

Beim dritten Block handelt es sich um einen Exkurs zu digitalen Prozessen. Hier rät Henke dazu, beim digitalen Kommunikationsbedarf die Vorkenntnisse der Mandanten zu berücksichtigen. Bei Start-ups sei eine höhere digitale Affinität vorauszusetzen als bei klassischen Unternehmern, die den digitalen Wandel in ihrem Betrieb voranbringen möchten. Bei letzteren ist der Kommunikations- und Beratungsbedarf höher. Wie sich unabhängig vom Mandantentyp digitale Prozesse implementieren lassen, steht am Ende dieses Abschnitts.

Schaubilder, Beispiele und Checklisten machen den Beitrag anschaulich. Der vollständige Artikel steht in der NBW-Datenbank. Dort ist er mit einem Abonnement oder nach Erwerb eines Zahlpakets abrufbar.