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Digitalisierung: Papierlose Abrechnungen

Die Digitalisierung bietet Betrieben viele Chancen – etwa durch papierlose Abrechnungen für Arbeitnehmer. Derzeit ist die Verteilung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der großen Mehrheit der Unternehmen noch ein monatlich wiederkehrendes Ritual: Die Abrechnungen werden ausgedruckt, kuvertiert und anschließend im Betrieb verteilt oder per Post an die Mitarbeiter versendet. Sie landen dann wahlweise in Rucksäcken, Akten- oder Handtaschen oder zu Hause auf einem immer größer werdenden Ablagestapel. Wenn die Dokumente dann benötigt werden, zum Beispiel für den neuen Vermieter oder die Bank, ist eine langwierige Suche bereits programmiert.

Papierlose Abrechnungen: Immer zugänglich

Dieses Szenario mag übertrieben dargestellt sein – in jedem Fall lässt es sich leicht vermeiden. Es gibt mittlerweile Möglichkeiten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung aber auch die jährliche Lohnsteuerbescheinigung sowie die Meldebescheinigung zur Sozialversicherung über ein Online-Portal zur Verfügung zu stellen. Mit Hilfe eines individuellen Passwortes, verknüpft mit dem bekannten SMS-TAN Verfahren, erhält jeder Mitarbeiter jederzeit sicheren Zugang zu seinen Dokumenten. Und dies unabhängig von Ort und Endgerät. Abrechnungen und Bescheinigungen kann er einsehen, herunterladen oder, wenn doch in Papierform benötigt, ausdrucken. Die Papierablage oder die lästige Suche entfallen, da die Dokumente für zehn Jahre im Portal gespeichert werden und abrufbar sind.

Doch nicht nur für die Arbeitnehmer ist diese Methode von Vorteil. Auch Unternehmer profitieren von der Digitalisierung: Ressourcen und Zeit werden eingespart und sie können sich als modern und umweltbewusst profilieren.

Flexible Digitalisierung

Das Schöne bei den papierlosen Abrechnungen ist: Jeder Mitarbeiter kann individuell entscheiden, ob die Unterlagen traditionell in Papierform oder digital über das Online-Portal zur Verfügung gestellt werden sollen.

Probier es aus – wir unterstützen gerne, auch bei der Suche nach neuen „Ritualen“.